Privacy

Hieronder leest u hoe de gemeente Leiden omgaat met uw persoonsgegevens. Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die iets over u zegt of kan zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres of Burgerservicenummer (BSN).

Wie is verantwoordelijk voor mijn persoonsgegevens?

De gemeente Leiden is verantwoordelijk voor het gebruiken van uw persoonsgegevens. Binnen de gemeente Leiden zijn er drie bestuurlijk verantwoordelijken:

1. De burgemeester;
2. Het College van burgemeester en wethouders (B&W);
3. De gemeenteraad.

Welke persoonsgegevens heeft de gemeente van mij?

Als u in de gemeente Leiden woont, staan de volgende gegevens in de Basisregistratie Personen:

• Voor- en achternaam;
• Woonadres;
• Geboortedatum;
• BSN.

Verder gebruikt de gemeente bij verschillende taken andere persoonsgegevens. Wilt u weten welke persoonsgegevens de gemeente van u gebruikt bij een bepaalde taak? Bekijk dan ons Register van VerwerkingenExterne link. Dit is een overzicht van alle taken waarbij de gemeente persoonsgegevens gebruikt.

Waarom gebruikt de gemeente mijn persoonsgegevens?

De gemeente Leiden gebruikt uw persoonsgegevens alleen als dat nodig is om een gemeentelijke taak uit te voeren. Ook gebruiken de gemeente uw gegevens alleen als dat is toegestaan. Bijvoorbeeld omdat dit in de wet staat. Per gemeentelijke taak vindt u in het Register van VerwerkingenExterne link het doel waarvoor de gemeente persoonsgegevens gebruikt.

Deelt de gemeente mijn persoonsgegevens met anderen?

De gemeente Leiden deelt alleen persoonsgegevens met derden als dit is toegestaan. Ook moet het nodig zijn om een gemeentelijke taak uit te voeren. We maken hierover afspraken met de andere partij zodat zij goed omgaan met uw persoonsgegevens. In het Register van VerwerkingenExterne link ziet u per taak aan welke partijen de gemeente persoonsgegevens doorgeven.

Welke rechten heb ik?

• Recht op informatie. U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens de gemeente van u vastlegt. Op deze pagina vertellen wij daar meer over.
• Recht op inzage. U hebt het recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens die bekend zijn bij de gemeente.
• Recht op rectificatie. U hebt het recht om uw persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren.
• Recht om vergeten te worden. U hebt in sommige gevallen het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op het overdragen van uw gegevens. In sommige gevallen hebt u het recht om uw persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door de gemeente.

Hoe maak ik gebruik van deze rechten?

Door het formulier via onderstaande knop in te vullen. We zijn wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Daarom moet u eerst inloggen met DigiD.

Formulier privacyrechten

Hoelang bewaart de gemeente mijn persoonsgegevens?

De gemeente Leiden bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om een gemeentelijke taak uit te voeren. In sommige gevallen staat ook in de wet hoelang de gemeente persoonsgegevens mag bewaren. Per gemeentelijke taak vindt u in het Register van VerwerkingenExterne link hoelang de gemeente Leiden uw persoonsgegevens bewaart.

Hoe worden mijn persoonsgegevens beschermd?

De gemeente Leiden neemt veel maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, bijvoorbeeld:

• Alle medewerkers van de gemeente Leiden hebben een geheimhoudingsverklaring getekend;
• Alleen de medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot die persoonsgegevens;
• Als de gemeente uw persoonsgegevens deelt met een andere partij maken we daarover met die partij afspraken;
• De gemeente beveiligd de systemen waar uw persoonsgegevens in staan;
• De gemeente voert regelmatig risicoanalyses uit om te kijken of we nog meer beveiligingsmaatregelen moeten nemen.

Vragen over uw privacy?

Dan kunt u contact opnemen met de gemeente. Wij helpen u graag verder.

Klacht over uw privacy?

De gemeente heeft een onafhankelijke interne toezichthouder voor gegevensbescherming. Dit is de Functionaris Gegevensbescherming. Hebt u een klacht over hoe de gemeente omgaat met uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming.

Komt u er met de gemeente en de Functionaris Gegevensbescherming niet uit? Dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit PersoonsgegevensExterne link.

Hoewel de gemeente anders is dan de politie, maken we soms toch gebruik van politiegegevens. De term politiegegevens is daarom misschien een beetje verwarrend. Politiegegevens zijn informatie die nodig is om misdrijven te voorkomen, onderzoeken te doen of strafbare feiten te bewijzen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om iemands naam, adres of wat er precies is gebeurd. De gemeente heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst. De gegevens die zij bij hun werk vastleggen zijn soms politiegegevens.  

Wat is het verschil tussen het gebruik van persoons- en politiegegevens?

Voor persoonsgegevens geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor politiegegevens is er een andere wet, namelijk de Wet politiegegevensExterne link (Wpg).

Wanneer legt de gemeente politiegegevens vast?

Buitengewoon opsporingsambtenaar (BOA) legt politiegegevens vast. Bijvoorbeeld bij overlast in de openbare ruimte. Een Sociaal rechercheur onderzoekt mogelijk misbruik van uitkeringen of toeslagen. Hiervoor worden politiegegevens gebruikt. Bijvoorbeeld om te controleren of iemand eerlijk is over inkomen of woonsituatie.

Mag de gemeente politiegegevens vastleggen?

Ja. Voor de boa’s openbare handhaving staan veel regels in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Voor de sociale recherche staan regels in de Participatiewet. Verder gelden ook de regels uit de Wet politiegegevens. Daarin staat dat de boa’s voor de volgende redenen politiegegeven mogen gebruiken: 

• Het uitvoeren van de dagelijkse politietaak;
• Het uitvoeren van gericht onderzoek;
• Het opnieuw gebruiken van politiegegevens bij ondersteuning van een taak.

Welke gegevens legt de gemeente vast?

De BOA’s doen aanhoudingen, maken een proces verbaal op en mogen een verhoor afnemen. Daarbij kunnen de volgende politiegegevens worden vastgelegd:

• Persoonlijke gegevens;
• Contactgegevens;
• Identieitsgegevens;
• Burger Servicenummer (BSN).

Sociale rechercheurs mogen en proces verbaal opmaken en strafrechtelijk onderzoek doen naar onrechtmatigheden op het gebied van ontvangen uitkeringen of zorggelden. Daarbij kunnen de volgende politiegegevens worden gebruikt of vastgelegd:

• Persoonlijke gegevens; 
• Contactgegevens; 
• BSN; 
• Uitkeringsgegevens; 
• IBAN; 
• Financiële gegevens; 
• Afgeleide persoonsgegevens van foto’s en andere beelddragers; 
• Relevante arbeidsmarktgegevens; 
• Gegevens over strafrechtelijk/justitieel verleden; 
• Toegekende zorg op zorgaanbieder en product.

Hoelang bewaart de gemeente politiegegevens?

In de wet staat hoelang we politiegegevens mogen bewaren. Daarbij gelden de volgende termijnen: 

• Uitvoering van de dagelijkse politietaak: 5 jaar na datum van de eerste registratie
• Uitvoering gericht onderzoek: 5 jaar na het te behalen doel.

Met wie deelt de gemeente politiegegevens?

Soms heeft een andere boa of de politie politiegegevens nodig om hun taak uit te voeren. We delen politiegegevens alleen als zij die nodig hebben om hun taak uit te voeren. 

De gemeente kan politiegegevens ook delen met de burgemeester, Belastingdienst of het Centraal Justitieel Incassobureau. Het is ook mogelijk om politiegegevens te verstrekken aan samenwerkingspartners, zoals een woningbouwvereniging of winkeliers. Hierbij houdt de gemeente zich aan de regels uit de wet. De gemeente Leiden wijst ontvangers altijd op de geheimhoudingsplicht van deze gegevens. 

Tot slot legt de gemeente politiegegevens vast in applicaties. We hebben met de leveranciers van deze applicaties overeenkomsten getekend, zodat uw gegevens goed worden beveiligd. 

Wat zijn mijn rechten onder de Wpg?

• Recht op informatie. U hebt het recht om te weten welke politiegegevens de gemeente van u vastlegt. Hieronder vertellen we er meer over. 
• Recht op inzage. U hebt het recht op inzage in uw eigen politiegegevens die bekend zijn bij de gemeente.  
• Recht op rectificatie. U hebt het recht om uw politiegegevens aan te vullen of te corrigeren. 
• Recht om vergeten te worden. U hebt in sommige gevallen het recht om uw politiegegevens te laten verwijderen. 

Hoe maak ik gebruik van deze rechten?

Door het formulier via onderstaande knop in te vullen. We zijn wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Daarom moet u eerst inloggen met DigiD. 

Formulier privacyrechten 

Hoe worden politiegegevens beveiligd?

De gemeente Leiden neemt maatregelen om politiegegevens te beschermen, bijvoorbeeld: 

• Alle medewerkers van de gemeente Leiden hebben een geheimhoudingsverklaring getekend; 
• Alleen de medewerkers die uw politiegegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot die persoonsgegevens; 
• Als de gemeente uw politiegegevens deelt met een andere partij maken we daarover met die partij afspraken; 
• De gemeente beveiligd de systemen waar uw politiegegevens in staan; 
• De gemeente voert regelmatig risicoanalyses uit om te kijken of we nog meer beveiligingsmaatregelen moeten nemen. 

Spelregels voor u

Wilt u een geluidsopname maken van het gesprek dat u hebt met een medewerker van de gemeente? Dat mag. Wel vragen we u om u daarbij aan een aantal spelregels te houden:

• Voordat het gesprek begint laat u weten dat u het gesprek wilt opnemen.
• U neemt het gesprek op voor eigen gebruik.
• U maakt de opname niet openbaar, bijvoorbeeld via sociale media. 
• Als de gemeente u daar om vraagt, geeft u een kopie van de geluidsopname.

Spelregels voor medewerkers van de gemeente Leiden

Een medewerker van de gemeente mag ook een geluidsopname van het gesprek met u maken. Voor de medewerker van de gemeente gelden ook spelregels:

• De medewerker laat voordat het gesprek begint aan u weten dat hij/zij het gesprek wil opnemen.
• De medewerker neemt het gesprek op om te gebruiken als geheugensteun bij het verwerken van het gesprek.
• De medewerker maakt de opname op geen enkele manier openbaar.
• De geluidsopname wordt niet langer bewaard dan nodig (zie bullet 2).
• Wilt u de opname terugluisteren? Dat kan bij ons op kantoor. Vraag dit via het formulier privacyrechten, of per post naar gemeente Leiden, postbus 9100 PC Leiden.

Belt u naar 14 071?

Dan nemen we gesprekken altijd op voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. Tijdens zo’n gesprek gelden de volgende regels:

• U hoort vooraf aan het gesprek een ingesproken boodschap dat we telefoongesprekken kunnen opnemen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. 
• U noemt geen onnodige of gevoelige persoonlijke gegevens. 
• We bewaren de geluidsopname niet langer dan 90 dagen.  
• Wilt u een telefoongesprek terugluisteren? Dan moet u dit binnen 90 dagen schriftelijk aanvragen. Dit doet u via het contactformulierExterne link of per brief naar Gemeente Leiden, postbus 9100, 2300 PC Leiden. 

De gemeente verzamelt automatisch gegevens over het gebruik van de website. Hiervoor gebruikt de gemeente Google Analytics-cookies. De gemeente gebruikt geen IP-adressen voor statistieken. De informatie die wordt verzameld is anoniem. De gemeente gebruikt de verzamelde informatie alleen om de website te verbeteren en om eventuele technische problemen op te lossen. De gemeente gebruikt nooit gegevens om individuele bezoekers te identificeren.

De gemeente Leiden gebruikt ZIVVER om vertrouwelijke informatie veilig te versturen. Hierdoor garanderen wij dat wij deze gevoelige informatie met de modernste beveiliging versturen, en dat niemand anders dan u de inhoud van de e-mail kan lezen.

Hoe opent u een bericht dat via ZIVVER is verstuurd?

Hebt u een e-mail ontvangen van gemeente Leiden via ZIVVER? Dan opent u dit bericht door op de blauwe link met de tekst ‘Klik voor bericht’ te klikken. U wordt dan automatisch doorgestuurd naar de beveiligde omgeving van ZIVVER. Hier moet u een toegangscode of sms-code invoeren (zie hieronder).

Bericht openen met een toegangscode

U hebt een beveiligd bericht ontvangen. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. De afzender heeft daarom een toegangscode aan u doorgegeven, via de post, telefonisch of persoonlijk. Klik op ‘Klik voor bericht’ en vul deze toegangscode in. Nu kunt u het bericht lezen. Hebt u geen toegangscode ontvangen? Neem dan contact op met de afzender.

Bericht openen met een sms-code

U hebt een bericht ontvangen dat is beveiligd met een SMS-code. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het kunt lezen. Klik op ‘Klik voor bericht’ en daarna op ‘SMS sturen’. Vul dan de code in die u op uw telefoon ontvangt. Nu kunt u het bericht lezen. 

Wilt u reageren op een e-mailbericht dat via ZIVVER is verstuurd?

U leest het bericht dat via ZIVVER is verstuurd op een beveiligde webpagina. Als u op het bericht wilt reageren, dan kan dat op deze pagina. Klik op de knop ‘Beantwoorden’. U kunt dan in het antwoordveld direct uw reactie typen. Eventueel kunt u ook een bijlage toevoegen met de paperclip-knop. U verzendt de reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer de ontvanger hierop reageert, ontvangt u weer een notificatie per e-mail.

Geef wijzigingen in uw e-mailadres en telefoonnummer door aan ons!

Het is belangrijk dat u wijzigingen in uw e-mailadres of mobiele telefoonnummer direct aan ons doorgeeft. Op deze manier kunnen wij veilig met u blijven communiceren.

Meer over ZIVVER

Met ZIVVER kun je veilig e-mailen en bestanden uitwisselen. ZIVVER versleutelt berichten met gevoelige inhoud, zoals persoonsgegevens, dossiers, verslagen of andere informatie die u veilig wilt versturen. Verstuurt u een bericht via ZIVVER, dan is dat gegarandeerd veilig. Dat betekent dat niemand anders dan de verzender en de ontvanger toegang heeft tot het bericht. Ook hackers niet. Daarnaast voorkomt ZIVVER met slimme technologieën dat mensen gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen.

Kijk voor meer informatie over het openen van berichten die via ZIVVER zijn verstuurdExterne link ook op de website van ZIVVER.