Evenement organiseren

Bent u een particulier, bedrijf of instelling? En wilt u een evenement of buurtfeest organiseren in de gemeente Leiden? Dan hebt u misschien een evenementenvergunning nodig. Bij een buurt- of straatfeest is soms een melding voldoende. U kunt een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen bij de gemeente.

Melding buurt- of straatfeest

Bij een buurt- of straatfeest is het soms voldoende om een melding te doen bij de gemeente. Het hangt van uw plannen af of een melding voldoende is of dat u toch een vergunning nodig hebt. Om uw plannen goed te kunnen beoordelen vult u het aanvraagformulier in de EvenementAssistent in. Dat moet zowel bij een melding als bij een vergunningaanvraag. Wanneer u aan alle onderstaande punten voldoet is een melding voldoende:

  • U organiseert een buurt- of straatfeest.
  • Maximaal 75 bezoekers.
  • Evenement op één plaats.
  • Duurt maximaal één dag.
  • Vrije doorgang voor politie, brandweer en ambulance (nood- en hulpdiensten).
  • Muziek met geluidssterkte van maximaal 70 decibel tot 20.00 uur.
  • Geen verkoop van alcohol.
  • Geen afsluiting van een hoofdweg.
  • Geen plaatsing van tijdelijke bouwwerken zoals een grote tent of springkussen.

Soorten evenementen

Na uw aanvraag geeft de gemeente uw evenement een risicoklasse. De risicoklassen zijn A, B of C. Daarbij staat C voor de hoogste risicoklasse. De aanvraagtermijn en de kosten voor de aanvraag verschillen per risicoklasse. De gemeente onderscheidt de volgende soorten evenementen met bijbehorende kosten en uiterlijke aanvraagtermijn:

Soort evenementKosten vergunningAanvraag indienen
Meldinggeen2 weken voor evenement
A-evenement€ 83,844 tot 6 weken voor evenement
B-evenement zonder risico€ 113,808 weken voor evenement
B-evenement met risico€ 167,6912 tot 16 weken voor evenement
C-evenement€ 215,6016 weken voor evenement

Melden of aanvragen

Gebruik de EvenementAssistent om uw evenement te melden of om een vergunning aan te vragen. 

Melden of aanvragen

Kunt u of wilt u uw aanvraag niet online regelen? Neem dan contact op met de gemeente via het telefoonnummer: 14 071.

Welke stukken stuurt u mee?

Wat u naast het aanmeldformulier en plattegrond moet aanleveren, hangt af van de planvorming. Er wordt onderscheid gemaakt tussen evenementen met een laag risico en evenementen met een gemiddeld of hoog risico. Twijfelt u bij uw evenement over de risicoklasse, neem dan contact op met bureau Evenementen via 14 071 of mail naar evenementen@leiden.nl. Bij beide soorten evenementen moet u enkele documenten altijd aanleveren. Naast deze verplichte documenten zijn er misschien nog extra documenten nodig voor uw aanvraag. Kijk daarvoor onder het kopje ‘Moet u nog aanvullende stukken meesturen?’.

Laag risico evenementen (A-evenementen)

Voor evenementen met een laag risico zijn de volgende documenten verplicht om aan te leveren:

  • Aanvraagformulier via EvenementAssistent
  • Plattegrond op schaal. Gebruik daarvoor dit format. De plattegrond bevat tenminste de volgende onderdelen:
    1. Legenda.
    2. Afmetingen van de te plaatsen objecten en in- en uitgangen.
    3. Gebruik van pictogrammen (zie voorbeeldpictogrammen).
    4. Voorzien van een noordpijl.
  • Een door de organisatie te verspreiden bewonersbrief met in ieder geval een telefoonnummer dat bereikbaar is tijdens evenement.

Gemiddeld en hoog risico evenementen (B-regulier, B-risicovol en C-evenementen)

Voor evenementen met een gemiddeld of hoog risico zijn de volgende documenten verplicht om aan te leveren:

  • Aanvraagformulier via EvenementAssistent
  • Plattegrond op schaal. Gebruik daarvoor dit format. De plattegrond bevat tenminste de volgende onderdelen:
    1. Legenda.
    2. Afmetingen van de te plaatsen objecten en in- en uitgangen.
    3. Gebruik van pictogrammen (zie voorbeeldpictogrammen).
    4. Voorzien van een noordpijl.
  • Een door de organisatie te verspreiden bewonersbrief met in ieder geval een telefoonnummer dat bereikbaar is tijdens evenement.
  • Veiligheidsplan. Gebruik daarvoor dit format. 
  • Beveiligingsplan (bij B-risicovolle en C-evenementen).

Afhankelijk van de planvorming moet u misschien meer documenten aanleveren dan de minimaal vereiste documenten per evenementsoort. Bekijk daarvoor onderstaande lijst. Stuur ook deze documenten samen met uw aanvraag in. Als de aanvraag zo volledig mogelijk bij de gemeente binnenkomt kan het snel in behandeling genomen worden.

Evenement op gras: grasplan

Organiseert u een evenement op een evenemententerrein met gras? U moet dan bij uw aanvraag een grasplan aanleveren. Zie voor de gestelde eisen aan het grasplan het format grasplan. Gebruik daarvoor dit format. 

Zie verder de poster ‘Werken rond bomen’ voor de eisen wanneer er op het evenemententerrein veel bomen aanwezig zijn. Om te voorkomen dat kabels en leidingen geraakt worden mogen alleen haringen met een lengte van maximaal 30 cm gebruikt worden. Haringen zijn verboden bij een verharde ondergrond of tussen bestrating. De poster ‘Werken rond bomen’ kunt opvragen via evenementen@leiden.nl.

Schenken (alcoholische) dranken

Gaat u warme en/of koude dranken schenken op uw evenement? Dan moet u herbruikbare statiegeldbekers gebruiken. Het statiegeld per beker is minimaal € 1. Buurt- en straatfeesten zijn uitgezonderd van deze regel. Meer informatie over het gebruik van de herbruikbare statiegeldbekers staat op onze informatiepagina over statiegeldbekers.

Gaat u alcohol schenken op uw evenement? Dan moet u een kopie Verklaring Sociale Hygiëne (VSH) aanleveren bij uw aanvraag. Of de voorletters, achternaam, geslacht en geboortedatum van de persoon met een VSH. Een geldige VSH is vereist voor de ontheffing op de Alcoholwet. Schenken van alcohol mag vanaf 13.00 uur.

Plaatsen van tijdelijke bouwwerken

Gaat u een tijdelijk bouwwerk plaatsen dat groter is dan 25 m², zoals een podium, tribune, overkapping of tent? Dan moet u de technische tekeningen en constructieberekeningen met uw aanvraag meesturen. U kunt het tentboek, podiumboek en/of tribuneboek opvragen bij de leverancier van het desbetreffende tijdelijke bouwwerk.

Gaat u een springkussen of een andere attractie plaatsen op uw evenement? Dan moet u voor het plaatsen van een springkussen een veiligheidscertificaat met uw aanvraag meesturen. Dit certificaat kunt u opvragen bij de leverancier van het springkussen. Voor attracties stuurt u de RAS-nummers mee met de aanvraag. De gemeente controleert in het Register Attractie- en Speeltoestellen (RAS) of de attractie gekeurd is.

Diensten Cluster Beheer

Hebt u voor uw evenement diensten van Cluster Beheer nodig, zoals hekwerk, parkeerverboden, extra afvalbakken of een schoonmaakronde? U kunt hiervoor het Opdrachtformulier Cluster Beheer invullen en met uw aanvraag meesturen. Kijk voor alle beschikbare diensten in de Dienstencatalogus Cluster Beheer.

Verkeersplan

Heeft het organiseren van uw evenement gevolgen voor het verkeer, bijvoorbeeld omdat er een weg wordt afgesloten? U moet dan een verkeersplan aanleveren als er omleidingsroutes nodig zijn. In dit plan staat op welke manier en met welke middelen u het verkeer veilig regelt. Geef op de tekening aan waar hekken of borden komen, hoe eventuele omleidingsroutes lopen en waar u verkeersregelaars inzet. U kunt een format verkeersplan opvragen via evenementen@leiden.nl.

Inzet verkeersregelaars

Zet u bij uw evenement evenementverkeersregelaars in? Deze regelaars worden door de gemeente aangesteld. Voor het aanstellingsbesluit moet u het evenement aanmelden via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Daarna worden de personen die als verkeersregelaar op het evenement aanwezig zijn gekoppeld aan het evenement. Zet u geen evenementenverkeersregelaars in maar professionele verkeersregelaars? Dan hoort de gemeente graag welke partij de professionele verkeersregelaars levert.

Soms hebt u naast de evenementenvergunning ook een andere vergunning of ontheffing nodig.

Verkeersontheffing

Wanneer u een evenement organiseert hebt u misschien een verkeersontheffing nodig. Bijvoorbeeld omdat u een voertuig wilt parkeren op een plek waar dit niet mag. U moet dan naast de evenementenvergunning een verkeersontheffing aan vragen. Onder Vervoer staan de verkeersontheffingen.

Milieuontheffing

Moet u met vrachtwagens de milieuzone in? Bijvoorbeeld voor het leveren van spullen voor uw evenement. Dan hebt u misschien een ontheffing nodig. U moet dan apart van de evenementenaanvraag een ontheffing milieuzone aanvragen. Kijk hiervoor op de pagina Ontheffing milieuzone.

Reclame-uitingen plaatsen

Wilt u reclame maken in de stad voor uw evenement door banners of posters op te hangen? Dan hebt u hiervoor een vergunning nodig. Deze vergunning vraagt u los van de evenementenvergunning aan. Aanvragen kan via de link op de pagina over Reclame-uitingen plaatsen.

Omgevingsvergunning

Is het gebruik van de plek waar het evenement plaatsvindt in strijd met het geldende bestemmingplan? Dan hebt u een omgevingsvergunning nodig. Neem dan contact op met bureau Evenementen via telefoonnummer 14 071 of mail naar evenementen@leiden.nl.