Evenement organiseren

Bent u een particulier, bedrijf of instelling? En wilt u een evenement of buurtfeest organiseren in de gemeente Leiden? Dan hebt u misschien een evenementenvergunning nodig. Bij een buurt- of straatfeest is soms een melding voldoende.

U kunt een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen bij de gemeente. Kijk vooraf op de evenementenkalender om te zien of er nog ruimte voor uw evenement is.

Melding buurt- of straatfeest

Bij een buurt- of straatfeest is het soms voldoende om een melding te doen bij de gemeente. Dit hangt van uw plannen af. Soms hebt u toch een vergunning nodig.

Wilt u een melding doen van uw buurt- of straatfeest of een vergunning ervoor aanvragen? Ga naar de EvenementAssistent en kies voor Mijn evenement regelen.

Als u aan alle onderstaande punten voldoet is een melding voldoende:

  • U organiseert een buurt- of straatfeest.
  • Er komen maximaal 75 bezoekers.
  • Het evenement is op één plaats.
  • Het duurt maximaal één dag.
  • U zorgt voor vrije doorgang voor politie, brandweer en ambulance (nood- en hulpdiensten).
  • De muziek heeft een geluidssterkte van maximaal 70 decibel en duurt tot uiterlijk 20.00 uur.
  • Er is geen verkoop van alcohol.
  • Er is geen afsluiting van een hoofdweg.
  • U plaatst geen tijdelijke bouwwerken zoals een grote tent of springkussen.

Soorten evenementen

Na uw aanvraag geeft de gemeente uw evenement een risicoklasse. De risicoklassen zijn A, B of C. Risicoklasse C is de hoogste risicoklasse. De aanvraagtermijn en de kosten voor de aanvraag verschillen per risicoklasse.

Voor de verschillende soorten evenementen ziet u hieronder de kosten en de uiterlijke aanvraagtermijn:

Soort evenementKosten vergunningAanvraag indienen
Meldinggeen2 weken voor evenement
A-evenement€ 87,454 tot 6 weken voor evenement
B-evenement zonder risico€ 118,708 weken voor evenement
B-evenement met risico€ 174,9016 weken voor evenement
C-evenement€ 224,8516 weken voor evenement

Melden of aanvragen

Gebruik de EvenementAssistent om uw evenement te melden of om een vergunning aan te vragen. 

Melden of aanvragen

Kunt u of wilt u uw aanvraag niet online regelen? Neem dan contact op met de gemeente via telefoonnummer 14 071.

Welke stukken stuurt u mee?

Voor uw evenement stuurt u in elk geval via de EvenementAssistent een plattegrond mee. Het hangt van de risicoklasse van uw evenement af wat u verder moet meesturen. Hieronder staat per risicoklasse welke documenten dat zijn.

Daarnaast zijn er misschien nog extra documenten nodig voor uw aanvraag. Kijk daarvoor onder het kopje ‘Moet u aanvullende stukken meesturen?’

Twijfelt u bij uw evenement over de risicoklasse? Neem dan contact op met bureau Evenementen via 14 071. Of stuur een e-mail naar evenementen@leiden.nl.

Laag risico evenementen (A-evenementen)

Voor evenementen met een laag risico stuurt u de volgende documenten verplicht mee:

  • De aanvraag via Regel uw evenement op de EvenementAssistent
  • Plattegrond op schaal. Gebruik daarvoor dit format. De plattegrond bevat tenminste de volgende onderdelen:
    1. Legenda.
    2. Afmetingen van de te plaatsen objecten en in- en uitgangen.
    3. Gebruik van pictogrammen (zie voorbeeldpictogrammen).
    4. Voorzien van een noordpijl.
  • Een door de organisatie te verspreiden bewonersbrief met in ieder geval een telefoonnummer dat bereikbaar is tijdens evenement.

Gemiddeld en hoog risico evenementen (B-regulier, B-risicovol en C-evenementen)

Voor evenementen met een gemiddeld of hoog risico zijn de volgende documenten verplicht om aan te leveren:

  • De aanvraag via Regel uw evenement op de EvenementAssistent
  • Plattegrond op schaal. Gebruik daarvoor dit format. De plattegrond bevat tenminste de volgende onderdelen:
    1. Legenda.
    2. Afmetingen van de te plaatsen objecten en in- en uitgangen.
    3. Gebruik van pictogrammen (zie voorbeeldpictogrammen).
    4. Voorzien van een noordpijl.
  • Een door de organisatie te verspreiden bewonersbrief met in ieder geval een telefoonnummer dat bereikbaar is tijdens evenement.
  • Veiligheidsplan. Gebruik daarvoor dit format. 
  • Beveiligingsplan (bij B-risicovolle en C-evenementen).

Meer informatie

In onderstaande lijst ziet u of u extra stukken moet meesturen met uw aanvraag. Zorg ervoor dat uw aanvraag zo volledig mogelijk is. Op die manier kan de gemeente deze zo snel mogelijk in behandeling nemen.

Evenement op gras: grasplan

  • Organiseert u een evenement op een evenemententerrein met gras? U moet dan bij uw aanvraag een grasplan aanleveren. Zie voor de gestelde eisen het format grasplan. 
  • Staan er bomen op het evenemententerrein? Zie dan de poster ‘Werken rond bomen’ voor de eisen die dan gelden. Deze poster kunt opvragen via evenementen@leiden.nl.
  • Om ervoor te zorgen dat u geen kabels en leidingen raakt, mag u alleen haringen gebruiken met een lengte van maximaal 30 cm.
  • U mag helemaal geen haringen gebruiken in een verharde ondergrond of tussen bestrating. 

Schenken (alcoholische) dranken

  • Gaat u warme en/of koude dranken schenken op uw evenement? Dan moet u herbruikbare statiegeldbekers gebruiken. Het statiegeld per beker is minimaal € 1,00. Dit geldt niet voor buurt- en straatfeesten. Meer informatie over het gebruik van de herbruikbare statiegeldbekers staat op de pagina over statiegeldbekers.
  • Gaat u alcohol schenken op uw evenement? Voor de ontheffing op de Alcoholwet hebt u een geldige VSH nodig. Stuur een kopie Verklaring Sociale Hygiëne (VSH) mee met uw aanvraag. Of stuur de gegevens mee van de persoon die een VSH heeft (voorletters, achternaam, geslacht en geboortedatum). Schenken van alcohol mag vanaf 13.00 uur.

Plaatsen van tijdelijke bouwwerken

  • Gaat u een tijdelijk bouwwerk plaatsen dat groter is dan 25 m², zoals een podium, tribune, overkapping of tent? Dan moet u de technische tekeningen en constructieberekeningen met uw aanvraag meesturen. U kunt het tentboek, podiumboek en/of tribuneboek opvragen bij de leverancier van het desbetreffende tijdelijke bouwwerk.
  • Gaat u een springkussen of een andere attractie plaatsen op uw evenement? Dan moet u voor het plaatsen van een springkussen een veiligheidscertificaat met uw aanvraag meesturen. Dit certificaat kunt u opvragen bij de leverancier van het springkussen. Voor attracties stuurt u de RAS-nummers mee met de aanvraag. De gemeente controleert in het Register Attractie- en Speeltoestellen (RAS) of de attractie gekeurd is.

Diensten Cluster Beheer

Hebt u voor uw evenement diensten van Cluster Beheer nodig? Zoals een hekwerk, parkeerverboden, extra afvalbakken of een schoonmaakronde? Vul hiervoor het Opdrachtformulier Cluster Beheer in en stuur het mee met uw aanvraag. Kijk voor alle beschikbare diensten in de Dienstencatalogus Cluster Beheer.

Verkeersplan

Heeft het organiseren van uw evenement gevolgen voor het verkeer? Bijvoorbeeld omdat het nodig is een weg af te sluiten? U moet een verkeersplan meesturen als er omleidingen nodig zijn. In dit plan staat hoe u het verkeer veilig regelt. Geef op de tekening aan waar hekken of borden komen, hoe eventuele omleidingen lopen en waar u verkeersregelaars inzet. U kunt een format verkeersplan opvragen via evenementen@leiden.nl.

Inzet verkeersregelaars

  • Zet u bij uw evenement evenementverkeersregelaars in? De gemeente stelt deze aan. Voor het aanstellingsbesluit moet u het evenement aanmelden via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Daarna worden de personen die als verkeersregelaar op het evenement aanwezig zijn, gekoppeld aan uw evenement.
  • Zet u professionele verkeersregelaars in? Geef dan aan de gemeente door welke partij de professionele verkeersregelaars levert.

Soms hebt u naast de evenementenvergunning ook een andere vergunning of ontheffing nodig.

Verkeersontheffing

Wilt u een voertuig wilt parkeren op een plek waar dit niet mag? Of is het voor uw evenement nodig een andere verkeersregel te overtreden? Dan hebt u een verkeersontheffing nodig. Kijk op de pagina Verkeersontheffingen welke ontheffing u moet aanvragen voor uw evenement. 

Ontheffing zero-emissiezone

Moet u met bestelauto’s of vrachtwagens in de binnenstad spullen leveren voor uw evenement? Sinds 1 januari 2025 is er in Leiden een zero-emissiezone voor vracht- en bestelauto’s. Kijk voor meer informatie op de pagina Zero-emissiezone.

Reclame-uitingen plaatsen

Wilt u reclame maken in de stad voor uw evenement door banners of posters op te hangen? Dan hebt u hiervoor een vergunning nodig. Deze vergunning vraagt u los van de evenementenvergunning aan. Aanvragen kan via de link op de pagina over Reclame-uitingen plaatsen.

Omgevingsvergunning

Is het gebruik van de plek waar het evenement plaatsvindt in strijd met het geldende bestemmingplan? Dan hebt u een omgevingsvergunning nodig. Neem dan contact op met bureau Evenementen via telefoonnummer 14 071 of mail naar evenementen@leiden.nl.