Nieuwsbrieven van de voorzitter

Aan het eind van iedere dag doet de voorzitter van de commissie kort verslag van de gevoerde gesprekken.

Nieuwsbrief 14 juli 2008

Dhr. Paul van de Wijngaart

Paul van de Wijngaart liet als hoogste ambtenaar van de gemeente Leiden zijn licht schijnen over de problematiek van overschrijdingen. Volgens hem is het van groot belang dat de gemeenteraad goed geïnformeerd is. Het informatiesysteem moet daartoe goed ingericht zijn. Voor een goede besluitvorming in de gemeenteraad moet in de stukken helder staan wat er nu precies besloten moet worden en wat de hoofdlijnen van het besluit zijn.
Niet te ingewikkeld met overal potjes waar geld uit gehaald wordt, waarbij uiteindelijk niemand het meer kan begrijpen. Maar het is ook een cultuurprobleem. Ambtenaren moeten ook tegenvallers durven te melden en niet bang zijn dat ze de hoeken van de kamer krijgen te zien, zoals dat in het verleden wel gebeurde. Wethouders bemoeiden zich soms te veel met wat er op ambtelijk niveau werd gedaan.
Het kan en mag volgens hem niet zo zijn dat het geluid van ambtenaren niet door kan klinken aan de collegetafel. Als ideeën van het college echt niet kunnen moet dat gemeld worden. Daar moet het college en ook de concerndirectie open voor staan. Het is niet goed dat tegen ambtelijk advies in het college plannen indient en niemand op de hoogte is van de onmogelijkheid. Uiteindelijk moet hetgeen Leiden wil ook mogelijk zijn. Met de reorganisatie "Anders Werken" en de invoering van het projectmanagement denk Van de Wijngaart een aantal belangrijke verbeterslagen te hebben gemaakt. Volgens hem dient met een kwalitatief beter projectmanagement en een open bestuurstijl het vertrouwen herwonnen te worden. Dan kan er in Leiden weer veel moois gebeuren.

Dhr. Henri Lenferink

Burgemeester Lenferink erkende volmondig dat in Leiden de ambities doorgaans groter zijn dan de financiële ruimte die beschikbaar is. Het probleem in Leiden zit niet zozeer in de overschrijdingen, maar in de planvorming.  "We maken veel plannen zonder dat deze daadwerkelijk tot uitvoering komen, dat kost heel veel geld." Volgens Lenferink willen we alles ook zelf doen en zijn daardoor niet in staat de risico's van een project te delen met partijen die veel beter zijn in het ontwikkelen. "Als we het anders willen dan moeten we wel bereid zijn om duidelijke kaders te stellen en niet op alle details invloed willen blijven hebben".
Lenferink constateerde dat in Leiden door het politieke spel tussen collegepartijen en oppositie er geen sfeer ontstaat dat we gezamenlijk voor deze stad bezig zijn. Het "elkaar vliegen afvangen" is lang niet altijd in het belang van de stad.
Lenferink meent dat er vanaf 2006 meer sprake is van collegiaal bestuur en een meer open verhouding richting het ambtelijk apparaat.
De ontwikkeling naar een plan voor ruimtelijke investeringen (het PRIL), die al voor 2006 was ingezet,  geeft volgens hem ook veel meer inzicht in de stand van zaken van onze ruimtelijke projecten.
Lenferink is van mening dat we er nog niet zijn. Hij had voor de commissie een lijstje met 10 verbeterpunten. Eén daarvan was dat we gelet op het grote belang van de kwaliteit van de projectleiders daar bij de salariëring veel meer rekening moesten houden. Het extra geld dat dit kost wordt volgens hem met gemak terugverdiend bij de realisering van projecten.

Hans van Egdom, voorzitter van de commissie

Nieuwsbrief 24 juni 2008

Dhr. P. van Woensel

Wethouder van Woensel is op dit moment verantwoordelijk voor het beleid met betrekking tot grote projecten. Hij sprak over zijn verwonderpunten toen hij wethouder werd in de gemeente Leiden. Van Woensel legde uit dat de gemeente Leiden nog wel een aantal stappen moet nemen met betrekking tot de beheersing van grote projecten. Ook al is er wellicht geen herhaald patroon van grote overschrijdingen gaat er nog wel het één en ander mis bij de voorbereiding, uitvoering en het maken van keuzes bij grote projecten. Nog steeds is er terughoudendheid bij ambtenaren en college om vervelende boodschappen openlijk en tijdig te melden. De commissie vroeg aan hem wat het college voor maatregelen heeft genomen om verbeteringen aan te brengen die de grote overschrijdingen zoveel mogelijk kunnen voorkomen. Naast de al genomen maatregelen stelde Van Woensel dat er nog wel stappen moeten worden gezet om de bestuurscultuur te veranderen. Dat doe je niet in één jaar. "Dat gaat uiteindelijk om mensen en kost tijd."
Tevens stelde hij dat bij grote projecten wat hem betreft de gemeenteraad wel meer geïnformeerd kan worden zodat de controle goed uitgevoerd kan worden.

Dhr. W. Lemstra

Wolter Lemstra schetste vanuit zijn langdurige bestuurlijke ervaring (o.a. interim burgemeester in Leiden (2002-2003)), dat overschrijdingen altijd en overal voorkomen. In Leiden speelde daarbij dat alles prioriteit had en er onvoldoende keuzes werden gemaakt. De verhouding tussen het bestuur en het ambtelijke apparaat vond hij niet goed. Dat kwam niet door een kwalitatief matig ambtenarenbestand, maar door het feit dat de omgangsvormen niet goed waren en de ambtenaren met onmogelijk veel opdrachten op pad werden gestuurd. "Een organisatie in barensnood die daar heel moe van werd." Hij pleitte voor een zeer actieve rol van de wethouder van financiën bij de besluitvorming rond grote projecten. "Geen idee zonder budget", was zijn aanbeveling. Een goede bewaking van het budget is daarbij ook onontbeerlijk.
In het kader van de informatievoorziening van de Raad pleitte hij voor een lange termijn planning. De Raad heeft daar recht op en wordt dan verplicht echt keuzes te maken.
Lemstra benadrukte de noodzaak van goede verhoudingen met belangrijke partners in de stad zoals de universiteit. Maar ook aandacht voor de relatie met regiogemeenten is onontbeerlijk voor Leiden.

De weergave van de gesprekken in deze nieuwsbrief zijn de persoonlijke indrukken van de voorzitter en geen letterlijke verslagen. Van elk gesprek wordt een woordelijk verslag gemaakt. De commissie komt na de zomer met de resultaten van het onderzoek naar de overschrijding van grote projecten in Leiden.

Hans van Egdom, voorzitter van de commissie

Nieuwsbrief 23 juni 2008

Dhr. Ruud Hessing

Voormalig wethouder van cultuur Hessing constateerde in zijn gesprek dat in Leiden de ambities doorgaans wel groter waren dan de beschikbare financiën. Ook de slagkracht van de organisatie was onvoldoende om het allemaal te realiseren. Daarbij stelde hij dat het ook voor bestuurders zeer moeilijk is om grip te krijgen op de ingewikkelde financiële berekeningen, die soms ook heel verschillend waren.
Met betrekking tot de Stadsgehoorzaal legde hij uit dat de € 1,7 mio die de Stadsgehoorzaal zelf diende bij te dragen aan het bouwproject volgens de onderzoeken zeker haalbaar was. Dat de huur voor de tweede zaal wellicht problemen zou opleveren was nog een discussie tussen het college en de stadsgehoorzaal die de bouw van de tweede zaal volgens hem niet in de weg hoefde te staan.
Het project Scheltema schetste Hessing als een project waarbij veel mis ging. Hij vertelde dat pas in een laat stadium duidelijk werd dat de gestelde veiligheidsvoorschriften tot hoge overschrijdingen zouden leiden. Het stoppen van het project was, mede gelet op het Rembrandtjaar, toen geen optie meer.

Hr. Paul Koek en Harry van Mierlo

Dhr. Koek, artistiek leider van Scheltema, ging in het gesprek in op de ontstaansgeschiedenis van de totstandkoming van het Scheltemaproject. Hij had een plan geschreven dat uitstekend bleek aan te sluiten bij ideeën die er in cultureel Leiden leefden. Koek kon niet aangeven op welk moment er een beslissing was genomen om te
starten: "Volgens mij was er een algemeen gevoel van 'laten we maar beginnen'." Hij deed ook uit de doeken hoe er werd samengewerkt in het bouwteam en hoe de rollen tussen gemeente, Scheltema en architect waren verdeeld. Zijn rol was volgens hem de artistieke invulling van het gebouw. "Ik was er niet voor de kostenstaatjes". De problemen ontstonden met name toen tegen de verwachting in aan de bouw extra veiligheidseisen werden gesteld. Dit speelde al voordat het plan in de Raad behandeld werd. Koek streefde naar een oplossing om het project toch te realiseren. Hij kon niet aangeven wanneer en door wie de beslissing was genomen om kosten te maken om aan de extra veiligheidseisen te voldoen.
De heer van Mierlo adviseerde om voordat je begint aan een dergelijk project alles helder in kaart te brengen.

Dhr. Marc Witteman

Wethouder Witteman blikte terug op de periode waarin de grote overschrijdingen op de Stadsgehoorzaal gemeld werden door hem. Hij heeft toen overwogen om af te treden. Het was bijna niet verdedigbaar dat in zo'n laat stadium relevante informatie naar bovenkwam. Hij kreeg echter de ruimte van het college en de Raad om te gaan werken aan de verbeteringen.
Het gesignaleerde patroon in Leiden was al tientallen jaren gaande. Er was weinig zicht op de risico's en het was voor ambtenaren ook niet gebruikelijk om deze te nadrukkelijk te melden. Samen met de commmissie heeft Witteman een groot aantal Leidse projecten besproken.
Als voorbeeld ging hij ook in op de aankoop van een aantal ROC panden.
De aankoopprijs was hier aanmerkelijk hoger dan wat was geadviseerd.
Daardoor waren de ontwikkelingsmogelijkheden op de bewuste lokaties
beperkt: "Zo ontstond een situatie waarbij de gemeenteraad volledig buiten spel werd gezet."

Dhr. Ron Hillebrand

Voormalig wethouder Hillebrand merkte in zijn gesprek op dat ondanks het feit dat er nog wel een professionaliseringsslag te maken valt in Leiden met betrekking tot de beheersing van grote projecten er volgens hem het wel mee valt met het veronderstelde patroon van grote overschrijdingen. Hij noemde drie hem bekende overschrijdingen (verbouwing stadhuis, stadsgehoorzaal en Scheltema) waarbij hij benadrukte dat de overschrijding op de stadsgehoorzaal met name te maken had met de onbeïnvloedbare aanbestedingsmarkt. Hij erkende dat er in de uitvoering van het project Scheltema het één en ander is misgegaan, mede als gevolg van de hoge tijdsdruk.
In zijn gesprek analyseerde hij dat de "kunst van het loslaten"  ook bij Grote Projecten in Leiden nog veel profijt zou kunnen opleveren.
Er zou volgens hem in Leiden veel meer aan marktpartijen overgelaten kunnen worden.
Het probleem in Leiden was volgens hem niet zozeer het gebrek aan financiën, maar het gebrek aan organisatorische slagkracht.

De weergave van de gesprekken in deze nieuwsbrief zijn de persoonlijke indrukken van de voorzitter en geen letterlijke verslagen. Van elk gesprek wordt een woordelijk verslag gemaakt. De commissie komt na de zomer met de resultaten van het onderzoek naar de overschrijding van grote projecten in Leiden.

Hans van Egdom, voorzitter van de commissie

Nieuwsbrief 20 juni 2008

Mw. Marije v.d. Berg

Marije van de Berg, raadslid van de PvdA, ging in haar gesprek in op de balans tussen de ambities en het beschikbare geld. Met de uitdrukking "Je ziet het pas als je het doorhebt", gaf ze aan dat langzaam het besef doordrong dat het zo niet verder kon gaan. Dat leidde tot de wethouderswisseling in 2006 en de roep om een andere open bestuurscultuur. Zij wees op de concurrentie binnen het college, wat afbreuk deed aan het collegiaal bestuur. Soms zette de ene wethouder de ander een hak. In de colleges na de verkiezingen van 2006 herkent zij veel meer verantwoordelijkheid voor elkaars projecten. Terugblikkend op het Aalmarkt project erkende ze dat de gemeenteraad te weinig kritisch naar de risico's had gekeken. Bij grote projecten was er in Leiden vaak sprake van een mammoettanker die hooguit een beetje bijgestuurd kon worden. Ze pleitte voor een gemeenteraad die bij grote projecten vooraf op hoofdlijnen bepaalt wat de stad nodig heeft.  

Dhr. Jan-Jaap de Haan

Wethouder Jan Jaap de Haan werd vooral geïnterviewd over zijn periode dat hij raadslid was. Hij legde uit aan welke voorwaarden moet zijn voldaan om op een verantwoorde wijze grote projecten te realiseren. Hij benadrukte het belang van een degelijke risico-analyse bij projecten en het rekening houden met de mogelijke kosten die er vanwege die risico's kunnen gaan ontstaan. Maar ook de omgangsvormen in de politieke arena waren volgens hem oorzaak van de problematiek. Niet de man, maar de bal spelen, was zijn advies voor de toekomst. Soms was in Leiden het spel belangrijker dan de inhoud van de voorstellen. Bij de Stadsgehoorzaal is de discussie wel gevoerd over de risico's, maar daar is door de gemeenteraad onvoldoende gevolg aan gegeven. Het Rigo rapport gaf aan dat de risico's te veel alleen bij de gemeente lagen. Achteraf is toch gebeurd waar toen al voor gewaarschuwd werd. De Haan ziet op dit moment veel verbeteringen. Het sluitstuk van dit proces zit volgens hem vooral ook in de relatie tussen het college en de raad en de verhoudingen tussen de fracties in de gemeenteraad.

Dhr. Arend-Jan Sleijster

Gemeenteraadslid Arend Jan Sleijster is in zijn gesprek ingegaan op de rol van de gemeenteraad. Daarbij heeft hij duidelijk aangegeven wat het verschil is om lid te zijn van een oppositiepartij of een collegepartij. Het voordeel van het deel uitmaken van een collegepartij is dat je veel meer kennis hebt. "Kennis is macht", was zijn analyse. Als lid van een collegepartij had hij moeite om altijd ruimte te krijgen voor het stellen van kritische vragen. Ook erkende hij dat als lid van een oppositiepartij de kritische vragen aan het college regelmatig werden gesteld vanwege het politieke spel en minder vanuit het belang van de stad. Sleijster is in het bijzonder ingegaan op de risicovolle aard van het project Scheltema en het (late) moment waarop de Raad bekend werd met het feit dat de Stadgehoorzaal haar verplichtingen zeer moeilijk zou kunnen nakomen.  Bij het nemen van het besluit voor de bouw van de tweede zaal was hij van dat laatste niet op de hoogte. Hij adviseerde de gemeenteraad meer projectmatig te gaan werken.  

Dhr. Paul Jonas

Voormalig wethouder Paul Jonas blikte met name terug op zijn verhouding met de gemeenteraad. Hij ervaarde soms een vijandige houding in het debat met een onprettige sfeer. Er werd volgens hem veel gesproken over verpakking en weinig over de inhoud. En dat in een sfeer waarin hij als nieuw collegelid werd geconfronteerd met lijken in de kast die afkomstig waren uit de vorige periode.  De overdracht van het cultuurdossier vond Jonas heel marginaal. Over de Stadsgehoorzaal merkte hij op dat hem bij zijn aantreden door mevrouw Unger niet duidelijk is gemaakt dat de Stadsgehoorzaal haar verplichtingen niet goed zou kunnen nakomen. De problemen kwamen hem pas later ter ore. Met betrekking tot de problemen met het Scheltemacomplex meldde hij dat een jaar nadat het Twijnstra en Gudde rapport was geschreven er onverwachts nog een claim kwam van de architect. Hij heeft dat zo snel mogelijk gemeld aan de raad en de kwestie opgelost.  Jonas liet commissielid Keereweer blozen met de opmerking "het lijkt wel of u mij met deze vraag ten huwelijk vraagt."

De weergave van de gesprekken in deze nieuwsbrief zijn de persoonlijke indrukken van de voorzitter en geen letterlijke verslagen. Van elk gesprek wordt een woordleijk verslag gemaakt. De commissie komt na de zomer met de resultaten van het onderzoek naar de overschrijding van grote projecten in Leiden.  

Hans van Egdom 

Nieuwsbrief 19 juni 2008

Mw. Petra Unger 

Mw. Unger, directeur van de Stadsgehoorzaal, schetste in haar gesprek de historie van de totstandkoming van de tweede zaal. Naar aanleiding van een vraag over hoe zij keek naar de positie van de gemeente stelde ze: "als dit een bedrijf zou zijn, was het failliet geweest." Zij heeft een toelichting gegeven op de wijze waarop het overleg tussen de gemeente en de Stadsgehoorzaal plaatsvond. Ze lichtte met name toe hoe dat overleg is gegaan over aanpassingen van de oorspronkelijke plannen en de bijdrage die de Stadsgehoorzaal zelf aan het project diende bij te dragen. Daarbij is ze ook ingegaan op de vraag of het bij de politiek tijdig bekend was dat de Stadsgehoorzaal aan alle verplichtingen zou kunnen voldoen. Unger had twee adviezen aan de gemeente: ga nu eens werkelijk met partners om op een gelijkwaardig niveau en als de gemeente een keus maakt moet ze die ook uitvoeren. Ze pleitte daarbij voor snellere besluitvorming.
 

Dhr. Ted Zwietering

Dhr. Zwietering, voormalig directeur Bouwen en Wonen, besteedde in zijn gesprek uitgebreid aandacht aan de verhouding tussen het bestuur en het ambtenarenapparaat. Zijn stelling is dat de gemeente Leiden veel ambities had die het apparaat feitelijk niet aankon. Daarbij werd er te weinig geïnvesteerd in de professionaliteit van het ambtelijk apparaat waardoor dit probleem versterkt werd.  Het tegenspel vanuit de ambtenarij richting het bestuur was volgens hem onvoldoende en de bestuurders bemoeiden zich teveel met details. Het probleem van Leiden is dat het onvoldoende zelfbewustzijn heeft om zijn functie als centrumstad te benutten: "Een kwestie van tussen tafellaken en servet." Hij gaf toelichting op de vraag waarom het bij Scheltema niet goed is gegaan. Hij merkte op dat bij Scheltema bewust met grote risico's is gewerkt om iets moois in de stad te krijgen. "Het was een bewuste keuze om niet projectmatig te werken. De gemeente stuurde alleen op tijd om iets leuks voor Leiden te realiseren." 

Dhr. Ad Jansen

Dhr. Jansen, hoofd grondzaken, schetste in zijn gesprek de ontwikkeling die er de afgelopen jaren bij de afdeling grondzaken is geweest. Van een situatie waar met name beleid en nauwelijks het geld leidend was voor de beslissingen, naar een systeem (PRIL) waarbij meer en meer de afweging gemaakt wordt tussen projecten. Hierbij wordt dan rekening gehouden met de verwachte risico's en kosten. In het verleden waren volgens hem de ruimtelijke ambities gebaseerd op drijfzand. De financieringssystematiek waarbij altijd wel weer ergens "potjes" gevonden konden worden behoort nu tot het verleden. Jansen benadrukte de noodzaak voor verdere professionalisering van de gemeente Leiden op het gebied van de ruimtelijke investeringen.  Het is volgens hem goed om te investeren in gemeentelijk personeel want het bedrijfsleven haalt de beste mensen uit de markt.
 

De aangekondigde vertegenwoordiger van het Scheltemacomplex is niet vandaag verschenen, maar zal a.s. maandag om 16.00 uur door de commissie gehoord worden. Ik ben zeer tevreden dat we nu het geluid van Scheltema toch in het onderzoek zullen horen.

De weergave van de gesprekken in deze nieuwsbrief zijn de persoonlijke indrukken van de voorzitter en geen letterlijke verslagen. Van elk gesprek wordt een woordleijk verslag gemaakt. De commissie komt na de zomer met de resultaten van het onderzoek naar de overschrijding van grote projecten in Leiden.

Hans van Egdom, voorzitter van de commissie